EXCEL

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Historia

Microsoft lanzó en 1982 un programa de hoja de cálculo llamado Multiplan, muy popular en sistemas de CP/M, pero que en sistemas con MS-DOS perdió renombre con respecto al Lotus 1-2-3. Esta situación promovió el desarrollo de una nueva hoja de cálculo. La primera versión de Excel fue introducida para Macintosh en 1985 y la primera versión de Windows, Exel 2.0 (para seguir con la numeración empezada en Macintosh) salió al mercado en Noviembre de 1987. Lotus no lanzó 1-2-3 para Windows a tiempo y en 1988 Excel empezó a ganar terreno a 1-2-3. Gracias a eso Microsoft se puso entre los "grandes" del software informático. (Ni Excel ni su predecesor Multiplan fueron las primeras aplicaciones de hoja de cálculo. Según varios artículos, la primera hoja de cálculo se llamaba VisiCalc creada por Dan Bricklin, introduciendo filas y columnas).

Generalidades

• Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra...

• Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos

• Utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con sus datos.

• Puede en Excel sumar filas y columnas.

• La utilización de las casillas de excel para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores, es una de las características principales de está herramienta

Versiones

Versiones para Apple Macintosh:

• 1985 Excel 1.0
• 1988 Excel 1.5
• 1989 Excel 2.2
• 1990 Excel 3.0
• 1992 Excel 4.0
• 1993 Excel 5.0
• 1998 Excel 8.0 (Office '98)
• 2000 Excel 9.0 (Office 2001)
• 2001 Excel 10.0 (Office v. X)
• 2004 Excel 11.0 (Office 2004)

Versiones para Microsoft Windows:

• 1987 Excel 2.0 for Windows
• 1990 Excel 3.0
• 1992 Excel 4.0
• 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3, véase la versión de 32-bit solo para Windows NT)
• 1995 Excel 7.0 (Office '95)
• 1997 Excel 8.0 (Office '97)
• 1999 Excel 9.0 (Office 2000)
• 2001 Excel 10.0 (Office XP)
• 2003 Excel 11.0 (Office 2003)
• 2007 Excel 12.0 (Office 2007)
• Nota: Excel 1.0 no consta para no confundir con la versión de Apple Macintosh.
• Nota: La versión 6 de Excel no existe porque se lanzó con Word 7.

Versiones para OS/2:

• 1989 Excel 2.2
• 1991 Excel 3.0

Bill Gates y Microsoft Excel

Excel fue originalmente desarrollado para el Apple Macintosh en 1984 y por el reconocido Bill Gates, como continuación de Multiplán. Microsoft Excel fue una de las primeras aplicaciones de hoja de cálculo en utilizar una interface gráfica con menús "pull down" y manejo con puntero de ratón. Cuando Microsoft lanzó el sistema operativo Windows en 1985, Excel fue una de las primeras aplicaciones para esta plataforma. Durante cerca de tres años Excel fue la única aplicación de hoja de cálculo en entorno Windows, hasta el verano de 1988.

Huevos de Pascua

Como muchos otros programas de Microsoft, Excel contiene varios Huevos de Pascua, es decir, funciones escondidas, no relacionadas con el propósito de la aplicación a la que pertenecen y colocadas ahí por capricho de los programadores.

Flight Simulator (en Excel 97)

• Abre Excel 97
• Pulsa F5
• Escribe x97:l97, y pulsa enter
• Pulsa la tecla de tabulación (TAB)
• Mantén pulsadas las teclas CTRL y ALT, y pulsa sobre el icono de asistente para gráficos

Ahora aparecerá el simulador, el cual se controla con el ratón. x97:197

Juego de autos en 3D (en Excel 2000)

• Elegir Guardar como página Web en el menú Archivo
• Seleccionar Agregar Interactividad con
• Cambiar el nombre del archivo a some.html y presionar Publicar
• Salir de Excel 2000 y no guardar los cambios
• Iniciar Internet Explorer y abrir el archivo some.html de C:\Mis documentos
• Con la barra de desplazamiento vertical bajar hasta la fila 2000
• Hacer clic en el 2000, para que toda la fila quede seleccionada
• Con la tecla Tab moverse hasta la columna WC (sin posibilidad de pasarse)
• Manteniendo presionadas las teclas Control, Alt y Shift simultáneamente, hacer clic sobre el logo de Office ubicado en la esquina superior izquierda

Teclas para el juego de autos:

• Moverse, acelerar y frenar: Flechas de desplazamiento
• Disparar hacia adelante: Barra espaciadora
• Dejar aceite en la pista: Tecla O
• Encender y apagar las luces: Tecla H
• Salir y volver a Internet Explorer: Tecla Esc
 

 
 
Las características de Microsoft Excel son:
· Es una hoja de cálculo.
· Puede hacer cálculos muy largos.
· Tiene limitaciones increíblemente pequeñas.
· Una tabla no es un reto par Excel.
· Plantillas y ejemplos muy explícitos.
· Relleno y formato de celdas.

Microsoft Excel puede realizar 327 funciones, las categorías son estas:
1.- funciones de complemento y automatización.
2.- funciones de cubo.
3.- funciones de base de datos.
4.- funciones de fecha y hora
5.- funciones de ingenierías.
6.- funciones financieras.
7.- funciones de información.
8.- funciones lógicas.
9.- funciones de búsqueda y referencia.
10.- funciones matemáticas y trigonométricas.
11.- funciones estadísticas.
12.- funciones de texto.
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Aplicaciones de Excel para gráficosUtilizar gráficos como marcadores de datosPuede agregar imágenes a gráficos incrustados y a hojas de gráficos, así como utilizar imágenes como marcadores de datos. Utilizar gráficos como hipervínculosPuede activar los gráficos y los botones de forma que actúen como hipervínculos. Al hacer clic en el gráfico, irá a una ubicación determinada del documento o de la página Web actual, a un libro de Microsoft Excel o a una página Web distinta, o bien a un archivo creado con un programa diferente. Por ejemplo, puede insertar un gráfico que represente el símbolo de las acciones de su organización y utilizarlo como hipervínculo para abrir una página que contenga los precios actuales de las acciones.Gráfico hipervinculadoUtilizar macros con gráficosPuede asignar una macro, es decir, un programa automatizado de Visual Basic para Aplicaciones, para que se ejecute al hacer clic en un gráfico o botón. Incluso, puede usar gráficos en hojas de cálculo con el fin de crear una interfaz para el programa automatizado. Por ejemplo, puede crear un gráfico que represente una calculadora y asignarle una macro que busque y muestre el presupuesto mensual de la compañía presupuesto mensual de la compañía
 
 

Ventajas y desventajas de Excel

Ventajas:
- Operaciones aritméticas con fórmulas
- tabla dinámicas
- ordenar datos fácilmente
- separar tablas de texto en columnas
- filtrar datos
- creación de listas
- elaboración de gráficos de manera rápida y sencilla
- hoja de calculo (muy versatil, y sirve para muchas cosas en muchas areas)
- contiene un editor de visual basic, si necesitas programar
deventajas
- hay que comprarlo, y no es tan barato
- solo es compatible con windows y con mac.
- muy ineficiente, los archivos ocupan mucho espacio, aunque hagas calculos sencillos.

 

 

 

Fórmulas y Funciones (I)

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico .

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar

 

 

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Si quieres conocer más sobre las referencias y nombres visita nuestro básico .

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.