ACCESS
Microsoft Access es un programa sistema de gestión de base de datos relacional
creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones.
Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el
paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de
datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de
información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de
ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular datos en forma
de tablas (la cual es la unión de filas y columnas), realizar cálculos complejos
con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de
gráficas.
Office Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de 1988.
Rápidamente, en junio de 1993, se lanzó Access 1.1 para mejorar la
compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de
programación Access Basic.
Para empezar, advierte una serie de
circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o
configuraciones incorrectas pueden causar la pérdida de datos. Con la
eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la
red y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine,
la fiabilidad de las bases de datos Access ha mejorado enormemente tanto en
tamaño como en número de usuarios.
Con Office 95, Microsoft Access 95 se
convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con Microsoft
Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access
con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), Access 2000
(versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access
2007 (versión 12.0). El formato de base de datos nativa de Access (la base de
datos Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de los años. Incluyen los
formatos de acceso 1.0, 1.1, 2.0, 95, 97, 2000, y 2002-2007. La más
significativa fue la transición de Access 97 a Access 2000, formato que no era
compatible antes, y Access 2000 requirió el nuevo formato. Desde Access 2000,
todas las nuevas versiones de Access soportan este formato. Se añadieron nuevas
características a Access 2002, que pudieron ser usadas por Access 2002, 2003 y
2007.
Las Relaciones (I).
En esta unidad veremos cómo
relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones
que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.
Si no sabes lo que
es una relación en bases de datos, te introducimos algunos conceptos básicos
para entender las relaciones aquí  .
|
Crear la primera relación.
|
|
|
Para crear relaciones en Access 2007 primero
deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos.
|
 |
|
Aparecerá el cuadro de diálogo
Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán
parte de la relación a crear.
Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la
relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.
Hacer clic sobre el botón Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Hacer clic sobre el botón Cerrar.
|
 |
|
Ahora aparecerá la ventana
Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.
Para crear la relación:
Ir sobre el campo de relación de la tabla
principal (en nuestro caso codigo).
Pulsar el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo numero
de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas).
Soltar el botón del ratón.
|
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres de
las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y
aulaClic_Facturas) y debajo de éstos el nombre de los
campos de relación (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el
mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las
características de los campos de relación (en nuestro caso uno
a varios).
Activar el recuadro Exigir
integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede
activar las casillas Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros
relacionados.
Si quieres saber más sobre integridad referencial y operaciones en
cascada haz clic aquí  .
Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
Se creará la relación y ésta aparecerá en la
ventana Relaciones
Añadir tablas a la ventana Relaciones.
|
|
|
Si ya hemos creado una relación y queremos crear
otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la
ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de
base de datos.
Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón
Mostrar tabla en la pestaña Diseño.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.
Añadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de diálogo.
|
Quitar tablas de la ventana Relaciones.
|
|
|
Si queremos eliminar una tabla de
la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de
base de datos.
Después podemos elegir entre:
 hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la
opción Ocultar tabla del menú contextual que
aparecerá,
|
 |
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en
el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
|
|
|
|
Para modificar relaciones
ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
hacer clic con el botón derecho sobre la relación a
modificar y elegir la opción Modificar relación... del
menú contextual que aparecerá,
|
 |
o bien,
hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el
botón Modificar relaciones que encontrarás en la
pestaña Diseño de la banda de
opciones.
|
 |
|
|
Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.
Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
|
|
Si lo que queremos es borrar la
relación podemos:
hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y
elegir la opción Eliminar del menú contextual,
|
 |
o bien,
hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la
relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relación queda eliminada de la ventana y de la
base de datos.
|
En esta unidad veremos cómo crear
consultas y manejarlas para la edición de
registros de tablas creadas con Access 2007.
|
|
Las consultas son los
objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran
datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios
especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de
selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en
el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve
a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los
registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de
actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de
SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la
cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL.
Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que
saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir
nuestro Tutorial de
SQL, con el que aprenderás a realizar estas consultas.
|
|
|
|
|
Para crear una consulta,
seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la
consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de
Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen
anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
|
|
El Asistente para consultas
sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el
apartado anterior.
Los otros asistentes nos
permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opción
Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de
las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de
consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los
datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
|
|
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar
datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar
de la misma forma las demás tablas.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un
campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos
brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando en la
explicación:
Campo: ahí ponemos el
campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar,
puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo
calculado.
Tabla: nombre de la tabla
de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en
varias tablas.
Orden: sirve para ordenar
las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de
verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se
suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero
no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la
consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que
aparezca la población en el resultado ya que todos son de la misma
población.
Criterios: sirve para
especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de
búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el
resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias
condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las
siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Definir campos calculados
|
|
Los campos calculados son campos
obtenidos del resultado de una expresión o de una función.
Si quieres saber más sobre cómo formar expresiones, haz clic aquí .
|
|
Podemos cambiar el encabezado de
las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna
el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la
fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del campo
y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre
todo para los campos calculados.
En la consulta que aparece más arriba tienes el
ejemplo de la segunda columna, esta tendrá en el encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizará el mes de la
fecha de la factura (tenemos un campo calculado que utiliza la función mes( ), función que obtiene el mes de una fecha).
|
Cambiar el orden de los campos
|
|
|
Si hemos incluido campos en la cuadrícula y
queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias)
arrastrándola o bien cortando y pegando.
Para mover una columna
arrastrándola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de
la columna y cuando aparece la flecha  hacer clic, la columna
aparecerá resaltada (está seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la
flecha  . Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar la columna hasta
la posición deseada.
Para mover una columna
cortándola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre
el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer
clic).
Hacer clic sobre el icono  en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X),
desaparecerá la columna.
A continuación crear una columna en blanco en el
lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el
icono Pegar la pestaña Inicio
(o bien teclear Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias
columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla
May pulsada, seleccionar la última columna a
seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se
encuentren entre las dos.
CARACTERISTICAS DE MICROSOF ACCESS
Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:
- Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
- Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
- Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.
- Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programa
No es multiplataforma, pues sólo está disponible
para sistemas operativos de Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes
proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos
- Es una base de datos para pequeños escenarios
- Su uso inadecuado en
grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta
criticos.
|
|
|
|
No hay comentarios:
Publicar un comentario